T: Календарь как программа

Каждый раз, когда меня спрашивают про тайм-менеджмент, когда можно успеть сделать столько — мой ответ, что не надо даже пытаться успеть все. Затем прилетает уточненная форма вопроса, как можно успеть спорт, карьеру, книги и семью совместить в одной жизни.

Путем перебора способов организации своего времени были апробированы десятки разных подходов и, пожалуй, способом естественного эволюционного отбора выявлен один наиболее подходящий. Во всяком случае, именно им удается успевать больше, чем другими.

Что не работает и что работает?

Не работает раз. Пытаться сделать с одного подхода, одним ударом и до упора. Нельзя курсовик написать за ночь. Нельзя проект сдать за день. Нельзя разобрать инвест-проект за сутки. Нельзя due diligence завершить за один визит. Нельзя книгу прочитать за один присест.

Почему не работает — потому что биологически, из-за устройства мозга, внимания / attention span хватает только на ограниченную задачу. Если что-то занимает больше нескольких часов, то это за один раз нормально не сделаешь. Мой урок всех all-nighters / всенощных работ — их каждый раз приходилось переделывать.

Вывод: нарежь задачу на куски.

Не работает два. Иметь личное вовлечение в большое количество задач. Нельзя успешно вести десять проектов одновременно с личным вовлечением. Невозможно качественно прорабатывать многих ключевых клиентов. Не получится результативно управлять десятком команд с личным контролем.

Почему не работает — мы от природы не многозадачны. Но это не секрет. А вот что является более редкой информацией, что мы больше устаем от частых переключений между задачами. Грубо, если у вас в течение дня двадцать разных задач и каждой было уделено внимание, то вы вечером упадете лицом в подушку.

Вывод: делиться и делегировать.

Не работает три. Решать важное сейчас. Потому что все долгосрочное отваливается, усыхает, деприоритизируется и откладывается в долгий ящик. Текучка съедает все время, потому что она болит сейчас. Потому что пришел срочный запрос, потому что прижал дедлайн.

Почему не работает — agile / scrum техники хорошо справляются с задачами, которые можно накрывать одним спринтом, одним релизом. Но сделать самое приоритетное и болящее сейчас, это как лечить заражение крови обезболиванием места укуса.

Вывод: ставить ресурсы на долгие задачи.

Лично для меня решением стало управление временем через календарь, как программой работ. Программой = он исполняется как алгоритм. Если в слот поставлена встреча / работа / задание, то это будет исполнено.

У наполнения календаря есть несколько принципов.

  • Каждый функционал имеют сразу выставленный регулярный кирпич каждую неделю наперед. Это означает, что всегда есть возможность тянущуюся долгую тему укус за укусом съесть. Когда есть статус каждую неделю — он всегда будет двигаться вперед. Вся команда знает, что этот слот расписан сразу и почти навсегда.
  • Каждый проект или инициатива должна иметь ответственного. Если четко определил, то вписываешь в повестку встречи. Тогда работа пойдет. Это означает, что в КАЖДОЙ встрече должна быть краткая повестка. Уложились быстрее — разошлись. Не уложились — тоже разошлись, потому что иначе у остальных календари поломаются.
  • Каждый функционал отвечает за свое развитие и готовит обновленный функциональный бизнес-план с целями на год-два-три. Раз в год надо делать стратсессию. Раз в год стоит уточнить ФБП. Два раза в год возвращаться к КПЭ. Эти задачи также ставятся конвейером в календарь.

Прибавим к этому тему, что ни один ланч не будет без встречи, не забудем выделить время на спорт и книги, и что в неделе есть целых 168 часов.

В итоге, складывается следующая форма рабочих часов календаря.
1/4 на координацию задач функционалов и проектов
1/4 на вопросы развития, стратегии и будущего
1/4 на выстраивание отношений и коммуникаций
1/4 на все остальное.

Еще на эту тематику из toolkits и публикаций можно прочитать:
Сколько времени в одной неделе
Как успеть не всё?
Как сделать время?
Где взять силы?
Как пережить перелеты?
Как выбирать незнакомцев по делу.
На прошлой неделе опубликовали Превзойти свои недостатки

Все публикации копируются и публикуются ботом в канал Телеграм.