“Кому делать, что делать и когда результат?” – триада классических вопросов руководителя. Это реально логистическая проблема организации работы. За счет просто памяти ее обычно не решить, потому что количество задач в какой-то момент превышает человеческие возможности. За последние пятнадцать лет мы видели пять систем управления задачами и календарем.

Раз. Начнем с самой простой и одновременно достаточно редкой. Это подход Делегировал 110%. Как объясняет ее один из лучших топ-менеджеров России: “Если я дал задачу, определили под нее ресурсы и сроки, то после этого я не собираюсь помнить про нее и контролировать исполнение. Команда должна сама помнить поручения руководителя. А если не помнят и не делают, то надо менять команду”.

Плюсом такого подхода является возможность помнить дюжину ключевых тем, которые нужно вести самому, остальное выдается на команду ниже. Не надо ни таск-менеджера, ни ассистента, ни календаря для администрирования. Но система работает исключительно при условии абсолютной исполнительности, самостоятельности и ответственности подчиненных.

Два. Продолжим популярной и неплохо работающей. Это наличие личного ассистента руководителя, который ведет перечень поручений, протоколов, заданий и тем. Совещание заканчивается реестром задач, которые реестрируются, ставятся на контроль и далее личный ассистент в любой удобной ему системе, от внутреннего электронного документооборота до экселя ведет дедлайны.

Плюс очевиден – вся логистика помнить задачи является прямой обязанностью личного ассистента, который требует с каждого результат, документ, отчет, которые будут в формате, удобном для босса. Но есть и существенный недостаток – что эта система “играема” подчиненными, которые протаскивают через ассистента некачественные субрезультаты, выдавая их за конечные.

Три. Отметим детализированную и всевидящую. Это электронный таск-менеджер по каждому из сотрудников. Их много. Подавляющее большинство годится для сложных проектов и делаются в облаке. Float, getflow, teamwork… MS Project для данных задач реально не годится никак. Каждая задача видна в живом режиме по уровню своей готовности с комментариями по ходу исполнения.

Плюс простой – все видно в реальном времени. Минус в том, что новый таск-менеджер получается еще одним интерфейсом работы, за пределами e-mail, совещаний, встреч, мессенджеров и так далее. Интеграцию с почтой на уровне нативной не реализовали (во всяком случае, мы не видели).  И да, не для всех корпораций таск-менеждер в облаке приемлем по безопасности.

Четыре. Помним административную бумажную. Поручения отдаются внутренними приказами за подписью и ставятся на контроль. Она является аналогом смеси ассистента и таск-менеджера, только бумажной за подписью. Смысл прост – руководители складывают в сейфе на даче протоколы переписки на случай служебного, административного или уголовного расследования.

Плюсами системы являются возможность обезопасить себя от того, чтобы быть крайним. Недостатком – поражающая воображение вовлеченность коллег и невероятная “скорость” согласования даже простейших тематик. Электронификация не приводит к уничтожению системы, потому что появляются распечатки электронной почты и остается постоянное согласование по переписке.

Пять. Используем интегрированную с календарем. Мы ее несколько раз перевнедряли, она удачно работает в большом спектре условий. Логика простая, что контроль задач идет через два типа календарных встреч. Текущие, где задачи получают рейтинг приоритетности от одного до пяти. И проектные, где каждая из задач обсуждается в деталях по сути, по формату, по результату.

Плюсы – реестр задач ведется прямо в календарных повторяющихся событиях. Приоритизация обеспечивается на еженедельных текущих встречах с командой. Исполнение добивается через заранее расписанные проектные встречи руководителей по блокам задач. Система таск-менеджмента упрощается до календаря. Недостаток – для общей картины нужна ручная сборка секретарем.

Возможно, у кого-то удалось сделать еще систему управления задачами. Пока эти пять выглядят исчерпывающе, особенно учитывая доппроверку, что лучшие штатовские военные подразделения используют пятый подход “приоритизировать и исполнить” (рецензия через пару недель), а лучшие российские военные – первый подход “делегировать и получить результат” (но хорошей книги пока найти не могу). Подскажете?

Еще на эту тематику можно прочитать:
Как успеть не всё?
Как сделать время?
Где взять силы?
Вы администратор или менеджер?

На прошлой неделе опубликовали Тoolkit: Быстро читать и хорошо запоминать.

Все остальные решения можно найти в Портфеле toolkits.

В планах дальнейших публикаций практик управления на уровне СЕО и СЕО-1:
— Где брать информацию.
— Как взглянуть на календарь иначе.
— Что сказать новому сотруднику в первый день.
— Первейшая цель управленческого учета в бизнесе.