Вопрос «Где найти время всё успевать?» — это неправильный вопрос. В нем содержится целых три заложенных мины, которые не дают возможности ответить на проблему.

Во-первых, всё успеть невозможно, успевать надо не всё. Ответили три недели назад.
Во-вторых, время нельзя найти, его надо сделать. Отвечаем сегодня.
В-третьих, нужно не только время, но и силы. Ответим через три недели.

Поэтому правильный вопрос звучит гораздо рутиннее: «Как сделать время и обеспечить силы, чтобы сделать то, что надо?»

Второй урок жизни — что время нельзя найти, его можно только сделать. Диспетчер на вышке не может позволить не найти время, он должен сделать время для каждого самолета. Пять иллюстраций по существу ниже.

Почему “сделать”, а не “найти”? Потому что искать время в календаре – означает одно дело принести в жертву другого дела. Если вы сделали один проект, то не сделали другой. Если вы сходили в кино, то не попали на каток. У каждого часа есть альтернативный вариант использования. Поэтому найти время невозможно, можно только принять решения, кому и чему какой слот отдать. Живя по принципу “найду” время – постоянно приносишь в жертву долгосрочные задачи и неприятные проекты. Если включить на работе и в жизни принцип “сделать” время, то уверенно решаются даже сложные проблемы.

Иллюстрация 1. Поставить пределы рабочего.

Прожив в своей карьере всенощные бдения (allnighters), работу до десяти каждый день, работу по выходным – пришел к нескольким выводам – больше и лучше сделать от того, что вкалываешь по 16 часов – не получится. Все то, что делали ночью, все потом переделывали. Все то, что делали после восьми вечера – получало встроенные ошибки. Человек просто устроен так, что он не может тянуть эффективно единообразную умственную работу больше десяти часов в сутки. Происходит выключение. Точка. Поэтому я перестал требовать со своих сотрудников и команд совещаний в 8:00 утра (хотя сам предпочитаю приезжать на работу в 7:30 утра), и все внутренние встречи после 18:00 перевожу в формат ужина, либо ставлю в следующий день. Честно скажу, разницы в долгосрочной производительности своих команд, которые работали до десяти или до шести – я не заметил. Это может звучать крамольно в современной корпоративной культуре топ-менеджмента. Но работает.

Иллюстрация 2. Переназначить форматы текущих совещаний.

Полностью убить совещания невозможно. Уход в мессенджеры и электронную почту не дает возможности нормально обсуждать сложную тематику. Видео не дает химии личного присутствия. Поэтому совещания можно переназначить по сути. Всю текучку я увожу в формат совещания раз в неделю быстрым темпом все прямые подчиненные по своим вертикалям делают быструю пробежку по реестру существующих задач. Обычно у каждого руководителя по десятку-двум задач  в портфеле. Итого за 60 минут надо пройти по реестру порядка сотни-двух задач. По каждой задаче нужно за ~30 секунд (как в лифте) быстро понять статус и определить приоритет от одной до пяти звезд. Смысл такого совещания – все мои вертикали, проекты, команды находятся в теме, у кого, что на радаре находится. Можно сравнить это совещание с диспетчерской вышкой в аэропорту. Задача диспетчера – обеспечить очередь с приоритетами по важности. На выходе все имеют понимание радара и ключевые приоритеты по своим и смежным задачам. Побежали. Вы за один час сделали время (план работ) для всех своих.

Иллюстрация 3. Переделать подход к совещаниям по существу.

Уничтожив с помощью одного статусного совещания в неделю около 50% текучки, оставшаяся переводится в формат либо открытой двери, либо электронной почты, либо звонков. Соответственно, появляется огромного количество времени для работы по существу. У каждого руководителя в подчинении обычно есть с полдюжины ключевых задач и проектов, которые надо решать на протяжении дольше, чем одна неделя. Поэтому каждый из них получает два слота по часу в моем календаре в неделю, для решения проблемы по делу. Если рутинный ответ на обычный запрос министерства решается по электропочте, так как подход делегирован. То продуктовая стратегия, проработка инвест-проекта, реализация сделки, ход проекта по снижению операционных затрат – эти вещи занимают время и занимают его интеллектуально и много. Поэтому половина времени в календаре в неделю наперед расписана именно на эти встречи и проектные задачи. Двойная выгода – сразу и время сделано, и долгосрочные приоритетные задачи в работе.

Иллюстрация 4. Иметь свой святой час-два в день на размышления и отношения.

Почему приезжать на час-два раньше официального начала рабочего дня выгодно? Потому что в этот час вас никто обычно не трогает, вы можете спокойно утром разобраться с оценкой происходящего, расписать для себя на ватмане, что надо, что не надо. Этот золотой час уничтожает ощущение контроля задач над вами, когда вы сами начинаете контролировать задачи. Затем перерыв на обед – лучшая возможность для построения отношений внутри компании с другими руководителями, а также для проведения сессий один-на-один со своей командой по оценке их эмоционального состояния и индивидуального развития. За 240 рабочих дней в году вы вполне можете с каждым из своих сотрудников уровня -1 и -2 организовать индивидуальную встречу и не раз пообедать со всеми остальными директорами компании. Эти два часа уничтожают 80% стресса и налаживают 80% внутренних отношений. Ужин является лучшим способом для внешних отношений. Вы “сделали” время для этого.

Иллюстрация 5. Поставить границы личного и рабочего.

Организовав порядок в рабочем времени, остается наладить в личном. Мои три публичных обещания – испанский за год, немецкий за год, 50 книг за год, а сверх этого регулярные тренировки – удалось сделать используя опять правило “сделать время”. Для испанского и немецкого работало правило – еду утром и вечером с водителем в машине (в самолете, в метро – главное, не сидеть за рулем) – делаю упражнения. Это давало 300-400 часов в год на эти задачи. Для книг работает правило читать каждый день 50-100 страниц. Просто не ложишься спать, пока не прочитаешь. Для тренировок и занятий с преподавателем работает правило ставить занятие в календарь наперед. Таким образом, сделано время для каждого из процессов, а если процесс повторять регулярно, то приходит результат. Здесь мы подходим к важному вопросу – как сохранить семью, успевая на работе и развивая себя. Простой ответ – безоговорочно проводить выходные вместе, отпуск вместе, и раз в неделю позволять роскошь самому отвозить в школу/детсад. Для меня звонок прозвенел когда сын в три года на вопрос “Как зовут папу?” отвечал “Папа на-аботе!”.

Из аналогичных статей на данном сайте по теме можно также почитать про мотивацию своих команд, также про делегирование «Как перестать черезиголкоушить…».