Если коллеги дают негодный продукт

У нас завершилась серия тренингов по диалогу и обратной связи в преддверии полугодовой оценки КПЭ. На них был интересный игровой кейс, когда у коллег в смежном функционале сменился руководитель. Новый стал устанавливать свои порядки. Соответственно, часть данных, которые к вам приходят, стали задерживаться или поступать некорректно. Как следствие, у вас работа не идет.

Многие участники кейса смотрели на ситуацию, что «коллега, вот ошибка, мы недовольны, давайте в будущем вы будете работать без сбоев». Подобный подход в бизнесе не работает, поскольку нахождение, скажем, одной сбитой ячейки в экселе не решает фундаментально проблемы сбитого процесса у соседнего функционала. Что делать, если коллеги вам дают негодный продукт?

Начнем с простого. В чем ситуация. Вы работаете в компании, у вас есть вводная / заготовка / дата / документ от смежного функционала, который исторически был приемлемый. Затем у коллег что-то сломалось / сменилось, и вы стали получать негодное. Например, ежемесячная производственная сводка стала после смены руководителя приходить битой, потому что там меняются порядки.

Решение ноль. Никакое. Взять и исправить самим. Но это путь в никуда, потому что вы делаете чужую работу своими руками, не возвращая обратную связь.

Решение раз. Простое. Идти к коллегам, выставить вопрос, что вот от вас приходят битые вводные. Вот здесь вы ошиблись, давайте исправляться. Так поступает большинство из нас.

Этот формат обратной связи простой, прямой, но к сожалению, решает одну конкретную ошибку, тогда как у соседей битый процесс, поэтому ключевая проблема не решена. И поправив в одном месте, вы обязательно получите головную боль на будущее в виде повторяющихся эксцессов.

Решение два. Продвинутое. Сесть с коллегами и проговорить, какие от них вводные / продукт приходят к вам. Что вы делаете с этими данными или заготовками. Как вы их дальше обрабатываете. Обсудить процесс у соседей, обсудить свой процесс и выстроить новый интерфейс.

Это грамотный подход, потому что вы разбираетесь с коллегами, как сделать работающий бизнес-механизм. И фундаментально надолго меняете организацию.

Решение три. Вовлеченное. Не только проговорить с коллегами по их процессу, отфиксировать новый порядок, но и установить его в виде корпоративной процедуры или стандарта, которая становится известной и руководителям. И обсуждать в рамках функциональных бизнес-планов и СРС (совещаний руководящего состава).

Почему важно стандартизировать и вовлечь. Потому что через полгода придет новый руководитель, начальник, мастер, босс, он со своим порядком будет сносить старые правила, которые давали результат. Часть из этих нововведений будет корректными, но если в компании нет обратной связи с обсуждением порядка работы между руководителями, то новый конфликт неизбежен.

Итого. Есть четыре уровня обратной связи:

Ноль. Молчание.

Один. «Вот ваша ошибка, больше так не делайте».

Два. «Давайте разберемся, откуда возникает ошибка, что делать с процессом».

Три. «Давайте пропишем новый порядок, будем с ним знакомить коллег, и новых руководителей тоже, а если нужно будет дорабатывать, поправим».

Вывод. С коллегами в соседнем функционале обязательно надо обсуждать совместные процессы, а не строить китайские стены. И делать это корпкультурой компании. Когда усилиями каждого сотрудника создается отношение и поддерживаются такие правила поведения, где каждое действие направлено на достижение общего результата. Например, исправить цифры в Excel – быстрое попадание без понимания цели. А говоря словами Mable Newcomer, профессора экономики середины прошлого века, важнее знать, куда ты идешь, чем быстро туда попасть. Не путайте деятельность и достижение.

Еще на эту тематику из toolkits и публикаций можно прочитать:
Три квантовых перехода в управлении.
Обратная связь, или нравиться не всем.
Принципы работы с командой.
Три стороны микроменеджера.
Почему босс ставит общие задачи?
Вы администратор или менеджер?

На прошлой неделе опубликовали: Управление без исключений.

Все публикации копируются и выкладываются ботом в канал Телеграм.

Позиция в данной статье является частным мнением автора в частном блоге и не является официальным заявлением или публичной рекомендацией от имени компании-работодателя.